Wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że zatory płatnicze są nieuniknioną częścią prowadzenia biznesu. Nic bardziej mylnego! Skuteczne unikanie problemów z płynnością finansową jest możliwe dzięki odpowiednim strategiom i narzędziom. W naszym praktycznym przewodniku dowiesz się, jak regularnie analizować przepływy pieniężne, zarządzać fakturami, negocjować korzystne warunki płatności z klientami oraz wdrażać politykę kredytową. Ponadto, omówimy, kiedy warto skorzystać z usług windykacyjnych i jak efektywnie współpracować z firmami specjalizującymi się w odzyskiwaniu należności.

Zatory płatnicze stanowią poważny problem dla polskich przedsiębiorstw, szczególnie dla mikro, małych i średnich firm. W Polsce zatory płatnicze są powszechne, z około 80-90% firm zgłaszających problemy z terminowym otrzymywaniem płatności. Problem ten ma negatywny wpływ na płynność finansową firm, ograniczając ich zdolność do inwestowania i rozwijania działalności​ (EY US)​​ (Gov.pl)​.

Duże przedsiębiorstwa często narzucają długie terminy płatności mniejszym firmom, co skutkuje koniecznością akceptowania nawet 180-dniowych terminów. Takie praktyki prowadzą do efektu domina, gdzie brak terminowych płatności jednego podmiotu powoduje problemy finansowe kolejnych firm w łańcuchu dostaw​ (Gov.pl)​.

W 2023 roku Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK) intensywnie walczył z zatorami płatniczymi, nakładając sankcje w wysokości ponad 40 milionów złotych na firmy opóźniające płatności. Prezes UOKiK wydał 50 decyzji administracyjnych w tej sprawie, co pokazuje skalę problemu​ (UOKiK)​​ (UOKiK)​​ (Portal.Faktura.pl)​.

Przykłady firm, które zostały ukarane za tworzenie zatorów płatniczych, to m.in. AmRest, Boryszew, Brembo Poland, i Grupa Producentów Drobiu. Sankcje mają na celu zmobilizowanie dużych podmiotów do terminowego regulowania zobowiązań wobec mniejszych partnerów biznesowych​ (UOKiK)​.

Dzięki naszym wskazówkom, Twoja firma będzie mogła cieszyć się stabilnością finansową i uniknąć niepotrzebnych problemów z płatnościami.

Podstawa prawna - Ustawa o zatorach płatniczych

1 stycznia 2020 roku w życie weszła ustawa mająca na celu ograniczenie zatorów płatniczych, przyjęta przez Sejm. Problem ten dotyczy wielu branż, ale szczególnie często występuje w transporcie, budownictwie i przemyśle spożywczym, które są kluczowe dla stabilności gospodarki. Ustawa wprowadza szereg rozwiązań mających na celu poprawę terminowości płatności.

Główne Założenia Ustawy

Maksymalne Terminy Płatności

• 30 dni dla podmiotów publicznych: Maksymalny termin zapłaty w transakcjach, gdzie dłużnikiem jest podmiot publiczny, wynosi 30 dni. Wyjątkiem są podmioty lecznicze (np. szpitale), dla których termin wynosi 60 dni.
• 60 dni dla MŚP: Transakcje między przedsiębiorcami, w których dłużnikiem jest duże przedsiębiorstwo, a wierzycielem firma z sektora mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP), również mają termin zapłaty wynoszący maksymalnie 60 dni.

Odstąpienie od Umowy

Przedsiębiorstwa mogą odstąpić od umowy lub ją wypowiedzieć, jeśli termin zapłaty przekracza 120 dni. To rozwiązanie ma chronić firmy przed nadmiernym przeciąganiem terminów płatności przez kontrahentów.

Raportowanie Praktyk Płatniczych

Duże firmy mają obowiązek przygotowywania raportów z praktyk płatniczych. Raporty te umożliwiają mniejszym przedsiębiorstwom weryfikację terminowości płatności potencjalnych partnerów biznesowych bez konieczności korzystania z biur informacji gospodarczych.

Wyższe Odsetki za Opóźnione Płatności

Od stycznia 2020 roku wierzyciele mają prawo do odsetek za opóźnienie w wysokości 11,5% rocznie. Dla podmiotów leczniczych odsetki te pozostają na poziomie 9,5%.

Kary Administracyjne

Ustawa przewiduje wprowadzenie kar administracyjnych dla przedsiębiorców, którzy tworzą zatory płatnicze. Za nakładanie tych kar odpowiedzialny jest Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK).

Zmiany w Przepisach Podatkowych

Rząd wprowadził również zmiany w ustawach o podatku dochodowym od osób fizycznych i prawnych:

• Wierzyciel: Jeśli dłużnik nie spłaci należności w ciągu 90 dni od terminu płatności, wierzyciel może obniżyć podstawę opodatkowania o brakującą kwotę.
• Dłużnik: W przypadku braku spłaty, dłużnik będzie musiał podwyższyć przychód o niezapłacone kwoty.

Analiza i monitorowanie płynności finansowej

Regularne analizowanie przepływów pieniężnych to podstawa, jeśli chcesz uniknąć zatorów płatniczych. Kluczowe jest, abyś miał pełną kontrolę nad swoimi finansami. Warto korzystać z narzędzi takich jak Excel czy specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania finansami, które umożliwiają bieżące monitorowanie stanu konta i prognozowanie przyszłych wydatków oraz przychodów.

Interpretacja wyników analizy jest równie ważna. Zwracaj uwagę na wskaźniki takie jak wskaźnik płynności bieżącej czy wskaźnik szybkiej płynności. Te dane pomogą Ci zrozumieć, czy Twoja firma jest w stanie pokryć bieżące zobowiązania. Tworzenie regularnych raportów finansowych to kolejny krok, który pozwoli Ci na bieżąco śledzić sytuację finansową i podejmować odpowiednie działania zapobiegawcze.

• Regularna analiza przepływów pieniężnych
• Wykorzystanie narzędzi takich jak Excel i specjalistyczne oprogramowanie
• Interpretacja wskaźników jak wskaźnik płynności bieżącej i wskaźnik szybkiej płynności
• Tworzenie regularnych raportów finansowych

Efektywne zarządzanie fakturami

Jeśli chcesz uniknąć zatorów płatniczych, musisz zadbać o efektywne zarządzanie fakturami. Przede wszystkim, kluczowe jest, aby tworzyć i wysyłać faktury na czas. Opóźnienia w wystawianiu faktur mogą prowadzić do problemów z płynnością finansową. Warto zainwestować w oprogramowanie do zarządzania fakturami, które automatyzuje ten proces i pozwala na szybkie generowanie dokumentów.

Oto kilka przykładów narzędzi, które mogą Ci pomóc:

• Fakturownia - intuicyjne narzędzie do wystawiania faktur i śledzenia płatności.
• iFirma - kompleksowe oprogramowanie do zarządzania finansami firmy.
• faktura.pl - aplikacja mobilna i webowa do fakturowania i księgowości.

Śledzenie statusu płatności jest równie ważne. Regularnie sprawdzaj, czy Twoje faktury zostały opłacone. Ustawiaj przypomnienia o płatnościach, aby uniknąć opóźnień. Możesz to zrobić za pomocą wspomnianych wcześniej narzędzi, które często oferują funkcje automatycznych powiadomień.

Negocjowanie warunków płatności z klientami

Negocjowanie korzystnych warunków płatności to sztuka, która może znacząco wpłynąć na płynność finansową Twojej firmy. Rozmowy z klientami powinny być prowadzone w sposób jasny i konkretny, aby obie strony były zadowolone z ustaleń. Przykładem może być wprowadzenie zapisów w umowach, które precyzują terminy płatności, kary za opóźnienia oraz ewentualne rabaty za wcześniejsze uregulowanie należności.

Warto również ustalić elastyczne terminy płatności, które będą dostosowane do specyfiki działalności klienta. Na przykład, dla stałych klientów można zaoferować dłuższe terminy płatności, podczas gdy dla nowych klientów lepiej jest trzymać się krótszych terminów. Poniżej znajduje się tabela porównawcza, która może pomóc w ustaleniu odpowiednich warunków:

Podczas negocjacji, warto również zademonstrować elastyczność i gotowość do kompromisu. Prowadzenie rozmów w sposób otwarty i transparentny buduje zaufanie i lojalność klientów, co w dłuższej perspektywie może przynieść korzyści finansowe. Pamiętaj, że jasne i precyzyjne ustalenia to podstawa udanej współpracy.

Wdrażanie polityki kredytowej

Tworzenie polityki kredytowej dla firmy to kluczowy krok w zarządzaniu płynnością finansową. Aby skutecznie wdrożyć taką politykę, warto zacząć od określenia jasnych kryteriów oceny zdolności kredytowej klientów. Można to zrobić, analizując historię płatności, sytuację finansową oraz wiarygodność kredytową potencjalnych klientów. Dzięki temu zminimalizujesz ryzyko zatorów płatniczych i zabezpieczysz swoje interesy.

Monitorowanie i egzekwowanie polityki kredytowej to kolejny istotny element. Regularne sprawdzanie terminowości płatności oraz szybkie reagowanie na wszelkie opóźnienia pozwoli utrzymać płynność finansową. W przypadku opóźnień, warto mieć przygotowany plan działania, który może obejmować wysyłanie przypomnień, negocjacje warunków spłaty czy nawet podjęcie kroków prawnych.

1. Stwórz jasne kryteria oceny zdolności kredytowej klientów.
2. Monitoruj terminowość płatności i reaguj na opóźnienia.
3. Egzekwuj politykę kredytową, stosując odpowiednie narzędzia i procedury.

Reagowanie na opóźnienia w płatnościach jest kluczowe. Szybka interwencja może zapobiec poważniejszym problemom finansowym. Warto również rozważyć wprowadzenie systemu motywacyjnego dla klientów, którzy płacą terminowo, co dodatkowo zachęci ich do regularnych płatności. Pamiętaj, aby weryfikować regularnie swoich kontrahentów np. za pomocą raportu inbillo.

Korzystanie z usług windykacyjnych

W sytuacji, gdy napotykasz na problemy z płatnościami, warto rozważyć skorzystanie z usług firm windykacyjnych. Eksperci zalecają, aby działać szybko i nie czekać, aż problem się pogłębi. Renomowane firmy windykacyjne mogą pomóc w odzyskaniu należności, co jest szczególnie ważne dla utrzymania płynności finansowej. Przykłady takich firm to Kruk, Intrum czy Euler Hermes.

Przygotowanie odpowiedniej dokumentacji jest kluczowe dla skutecznej współpracy z firmą windykacyjną. Upewnij się, że masz wszystkie niezbędne dokumenty, takie jak faktury, umowy oraz korespondencję z dłużnikiem. Eksperci podkreślają, że dokładność i kompletność dokumentacji może znacząco przyspieszyć proces windykacji. Współpraca z firmą windykacyjną powinna być oparta na regularnej komunikacji i jasnym określeniu oczekiwań. Dzięki temu proces odzyskiwania należności będzie bardziej efektywny i mniej stresujący.