Windykacja wymaga szybkiej reakcji i systematycznych, konsekwentnie prowadzonych działań. Często zbyt długi czas oczekiwania na pierwszy kontakt z dłużnikiem, w początkowym okresie zaległości wydłuża proces windykacji. Bierność jest jednym z elementów, które prowadzą do braku regulacji należności. Jakie konsekwencje może ponieść firma prowadząca windykację w nieskuteczny sposób?

Art.  354.  [Reguły wykonywania zobowiązań]

§  1. Dłużnik powinien wykonać zobowiązanie zgodnie z jego treścią i w sposób odpowiadający jego celowi społeczno-gospodarczemu oraz zasadom współżycia społecznego, a jeżeli istnieją w tym zakresie ustalone zwyczaje - także w sposób odpowiadający tym zwyczajom.

§  2. W taki sam sposób powinien współdziałać przy wykonaniu zobowiązania wierzyciel.

Pomimo powyższego zapisu, aktualnie 3 z 5 firm konfrontuje się z problemem nieterminowej zapłaty.

Konsekwencje złego prowadzenia windykacji

Nieumiejętnie prowadzona windykacja, naraża firmę na koszty, może doprowadzić do utraty płynności finansowej, a nawet do upadku. Zwlekanie z działaniami windykacyjnymi daje kontrahentowi, nie tylko możliwość dalszego obrotu naszą gotówką, ale i czas do ewentualnego upłynnienia majątku. Kiedy majątek zostaje upłynniony, egzekucja komornicza staje się bezskuteczna.

Zator płatniczy niejednokrotnie prowadzi do zachwiania przepływu finansów w firmie. Tracąc płynność, sami możemy stać się kontrahentem posiadającym problemy z wypłacalnością.

Koszty funkcjonowania złego procesu windykacyjnego

Koszt działań windykacyjnych wzrasta wprost proporcjonalnie do wydłużającego się czasu windykacji.

Pierwszym z kosztów jest utracony czas. Im dłużej trwa proces windykacji, tym więcej czasu upływa na wykonywanie telefonów, pisanie wiadomości SMS lub email. Również przygotowywanie i wysyłanie ponagleń oraz dojazdy do dłużnika wymagają czasu i zaangażowania.

Kolejnym kosztem są pieniądze. Wcześniej wspomniany czas przeznaczony na odzyskanie należności, mógł zostać wykorzystany do pracy w celu pomnożenia kapitału. Przekazanie wierzytelności firmie windykacyjnej lub sprzedaż na giełdzie wierzytelności, pomniejszają kwotę o ww. usługi, choć w niektórych przypadkach są jedynym rozwiązaniem, które pozwala na uzyskanie zapłaty. Wydatki stanowią również opłaty sądowe.

W zależności od wysokości długu, wartość stałej opłaty sądowej kształtuje się od 30 zł do 1000 zł - przy kwotach wyższych, niż 15 000 zł. Kiedy wartość długu przekroczy 20 000 zł, opłata wynosi 5% wartości przedmiotu sporu (WPS). Mniej kosztownym rozwiązaniem jest rozpatrzenie sprawy przez sąd elektroniczny lub w postępowaniu nakazowym – opłata stanowi 1,25% wartości przedmiotu sprawy. Do kosztów sądowych mogą zostać doliczone tłumaczenie dokumentów z innego języka, opinie biegłego i.in.. Koszty zostały opisane w artykule: Ile kosztuje proces windykacji należności przed sądem i jej egzekucja?  

Ostatnim z kosztów są straty emocjonalne i wizerunkowe. Oczekiwanie na zapłatę, rozmowy telefoniczne, myśli nt. odzyskania długu, często stanowią obciążenie dla przedsiębiorcy. Kiedy istotny kontrahent zwleka z płatnością, sami możemy utracić płynność finansową, jednocześnie zmniejszając poziom wiarygodności własnej firmy.

Jakie narzędzia możemy zastosować przy windykacji?

Ważnym aspektem funkcjonowania każdej działalności jest ustalenie wewnętrznego procesu komunikacji z kontrahentem w przypadku wystąpienia zaległości. Warto określić kolejne kroki, metodę stopniowania nacisków i narzędzia, które zostaną zastosowane w celu odzyskania należności.

Dostępnymi narzędziami są:

• Monitoring – jak często klienci mają opóźnienia w płatnościach?
• Ponaglenia, smsy, telefony, maile
• Przedsądowe wezwanie do zapłaty
• Firma windykacyjna
• Publikacja informacji o zadłużeniu na giełdach wierzytelności
• Postępowanie sądowe
• Postępowanie egzekucyjne (komornik)
• Wpis do rejestrów dłużników – BIG,  KRD, ERIF, Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej S.A. (KBIG)
• Sprzedaż wierzytelności

Etapy skutecznej windykacji

Cytując mój artykuł  z 25 listopada w idealnym świecie proces windykacji należności, by nas Nie dotyczył, w rzeczywistości z problemem niezapłaconych faktur spotka się większa część przedsiębiorców.

Proces windykacji składa się z kilku etapów: pre windykacji, windykacji miękkiej i twardej. Osobiście zawsze doradzam, żeby skupić się na dwóch pierwszych etapach tj. pre windykacji i monitoringu.

Pre windykacją nazywamy czynności zabezpieczające spłatę przyszłych należności, zacznijmy jeszcze przed podpisaniem umowy, zawsze zweryfikujmy z kim będziemy współpracować. Możemy to zrobić sami z ogólnodostępnych źródeł, sprawdźmy rzetelne źródła, opinie nt. kontrahenta. Proces jest żmudny, czasochłonny i kosztowny, dlatego zachęcam do skorzystania z usług firm, które te dane udostępniają i zbierają za nas np. raport wiarygodności kontrahenta inBillo. Raport posiada gotowy scoring wyliczany na podstawie zebranych informacji, ale również wszystkie te dane w jednym miejscu. Zbadamy moralność płatniczą, szacowany rozwój, ale i to co inni mówią na temat badanej firmy. InBillo świetnie to opisuje na swojej stronie internetowej, ale ja również chętnie mogę to omówić podczas konsultacji - powiedziała Katarzyna Rogalska.

Drugim etapem jest windykacja miękka tzw. monitoring polega to na komunikacji wierzyciela z dłużnikiem. Jeszcze przed terminem zapłaty wysyłamy powiadomienia dzięki temu zachowujemy dobre relacje z kontrahentem. Działajmy strategicznie i w sposób rozsądny. Pamiętajmy, że na etap sądowy zawsze jest czas, przyglądajmy się najważniejszym kontrahentom, tym którzy w największym stopniu mogą wpłynąć na zachwianie naszej płynności finansowej. Nie czekajmy z reakcją i nie działajmy pod wpływem afektu, starannie zaplanujmy proces windykacji.

Proces sądowy i egzekucyjny to ostateczność pojawia się jak wyczerpiemy wszystkie możliwości porozumienia się z dłużnikiem. Etap prowadzimy tak, żeby możliwie jak najszybciej otrzymać wyrok i nakaz zapłaty, dlatego idealną sytuacją jest uznanie długu przed etapem sądowym np. poprzez odpowiednich zapisów w ugodzie, którą chcemy zawrzeć - radzi specjalista ds. płynności finansowej.

Kancelaria LT Law specjalizuje się w procesach wspierających windykację, dlatego zachęcam do zapisania się na bezpłatną konsultację z radcą prawnym.