Odroczone terminy płatności mogą być atrakcyjną propozycją zarówno dla sprzedawców, jak i dla klientów. Dla klientów oznaczają one większą elastyczność finansową, a dla sprzedawców – szansę na zwiększenie sprzedaży i zbudowanie długoterminowych relacji biznesowych. Jednakże, zwłaszcza dla nowo założonych firm, udzielanie odroczonych terminów płatności wiąże się z pewnym ryzykiem, które może byc brzemienne w skutkach. I chociaż brak jest precyzyjnych danych liczbowych, to przytoczone źródła sugerują, że w latach 2022-2023 wiele podmiotów gospodarczych w Polsce doświadczyło problemów z utrzymaniem płynności finansowej na skutek niekorzystnych warunków rynkowych. Raporty GUS nie podają wprost liczby firm, które straciły płynność, ale informują o pogorszeniu się wskaźników płynności finansowej przedsiębiorstw niefinansowych w 2022 roku w porównaniu z 2021 rokiem. W niniejszym artykule omówimy najczęstsze błędy, które przedsiębiorcy popełniają przy udzielaniu odroczonych terminów płatności oraz jak ich unikać.
1. Brak Weryfikacji Wiarygodności Klienta
Jednym z najczęstszych błędów, który może prowadzić do poważnych problemów finansowych, jest brak weryfikacji wiarygodności kredytowej klienta. Nowo założone firmy często są skłonne do szybkiego zawierania umów bez dokładnego sprawdzenia, z kim mają do czynienia.
Jak tego uniknąć:
Przeprowadź analizę kredytową: Korzystaj z raportów kredytowych dostępnych u agencji zajmujących się oceną zdolności kredytowej np raport ekonomiczno-rynkowy inbillo.
Sprawdź referencje: Poproś o referencje od innych dostawców lub klientów.
Oceń historię płatności: Jeśli to możliwe, sprawdź, jak klient radził sobie z płatnościami w przeszłości.
2. Brak Ustalonych Zasad Kredytowych
Wielu przedsiębiorców nie ustala jasnych zasad kredytowych, co prowadzi do nieporozumień i problemów z egzekwowaniem płatności. Bez klarownych zasad, zarówno firma, jak i klient mogą mieć różne oczekiwania dotyczące terminów płatności i kar za opóźnienia.
Jak tego uniknąć:
Opracuj politykę kredytową: Zdefiniuj zasady dotyczące odroczonych płatności, w tym maksymalne terminy, warunki płatności i procedury w przypadku opóźnień.
Komunikuj zasady: Upewnij się, że klient jest świadomy tych zasad i akceptuje je przed rozpoczęciem współpracy.
3. Udzielanie Zbyt Długich Terminów Płatności
Udzielanie zbyt długich terminów płatności może prowadzić do problemów z płynnością finansową firmy. Nowe firmy często próbują przyciągnąć klientów oferując atrakcyjne warunki płatności, co jednak może przynieść odwrotny skutek.
Jak tego uniknąć:
Dostosuj terminy do swojej płynności finansowej: Ustal terminy płatności, które nie wpłyną negatywnie na twoją zdolność do regulowania własnych zobowiązań.
Monitoruj i analizuj: Regularnie analizuj wpływ odroczonych terminów płatności na finanse firmy i dostosowuj je w miarę potrzeb.
4. Zaniedbanie Monitorowania Wierzytelności
Często przedsiębiorcy zaniedbują regularne monitorowanie stanu swoich wierzytelności, co prowadzi do opóźnień w płatnościach i trudności w odzyskiwaniu należności.
Jak tego uniknąć:
Używaj systemów monitorowania: Zainwestuj w systemy księgowe i CRM, które pomogą Ci śledzić terminy płatności i przypominać o zbliżających się terminach.
Regularnie przeglądaj raporty: Analizuj raporty dotyczące należności i podejmuj działania w przypadku wykrycia opóźnień.
5. Brak Wyraźnych Umów Pisemnych
Udzielanie kredytów handlowych bez wyraźnych, pisemnych umów może prowadzić do nieporozumień i trudności w egzekwowaniu należności.
Jak tego uniknąć:
Zawsze sporządzaj umowy: Upewnij się, że każda transakcja z odroczonym terminem płatności jest poparta pisemną umową, która jasno określa warunki kredytu, terminy płatności oraz kary za opóźnienia.
Konsultuj się z prawnikiem: Skonsultuj umowy z prawnikiem, aby upewnić się, że są one zgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi.
6. Brak Procedur w Przypadku Opóźnień w Płatnościach
Brak jasnych procedur postępowania w przypadku opóźnień w płatnościach może prowadzić do eskalacji problemów i poważnych strat finansowych.
Jak tego uniknąć:
Opracuj procedury windykacyjne: Zdefiniuj kroki, jakie należy podjąć w przypadku opóźnienia w płatnościach, w tym terminy wysyłania przypomnień i podejmowania działań prawnych.
Bądź konsekwentny: Stosuj te procedury konsekwentnie, aby wysłać jasny sygnał, że opóźnienia nie są akceptowane.
7. Zbyt Łagodne Podejście do Windykacji
Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza w nowych firmach, ma tendencję do zbyt łagodnego podejścia do windykacji należności, obawiając się utraty klienta.
Jak tego uniknąć:
Ustal granice: Określ, jakie działania są akceptowalne, a jakie nie, i trzymaj się tych zasad.
Nie bój się działać: Jeśli klient regularnie nie płaci na czas, nie obawiaj się podjąć odpowiednich kroków prawnych.
8. Brak Zabezpieczeń Finansowych
Niektóre firmy udzielają odroczonych terminów płatności bez zabezpieczeń finansowych, co zwiększa ryzyko niewywiązania się z płatności.
Jak tego uniknąć:
Wymagaj zabezpieczeń: Rozważ wprowadzenie zabezpieczeń, takich jak weksle, gwarancje bankowe czy kaucje.
Oceń wartość zabezpieczeń: Upewnij się, że zabezpieczenia mają realną wartość i mogą być łatwo egzekwowane w razie potrzeby.
9. Zbyt Mała Kontrola nad Procesem Płatności
Brak kontroli nad procesem płatności może prowadzić do chaosu i trudności w zarządzaniu płynnością finansową.
Jak tego uniknąć:
Zautomatyzuj procesy: Wprowadź systemy automatyzujące proces fakturowania i przypominania o płatnościach.
Szkol pracowników: Upewnij się, że pracownicy odpowiedzialni za finanse są odpowiednio przeszkoleni i świadomi procedur związanych z płatnościami.
10. Brak Ubezpieczenia Kredytu Kupieckiego
Ubezpieczenie kredytu kupieckiego jest często pomijane przez nowe firmy, mimo że może ono stanowić istotne zabezpieczenie przed ryzykiem niewypłacalności klientów.
Jak tego uniknąć:
Rozważ ubezpieczenie: Przeanalizuj oferty ubezpieczenia kredytu kupieckiego dostępne na rynku i rozważ, czy są one odpowiednie dla twojej firmy.
Konsultuj się z ekspertami: Skonsultuj się z doradcą finansowym, aby lepiej zrozumieć korzyści i koszty związane z ubezpieczeniem kredytu kupieckiego.
11. Nieadekwatne Warunki Płatności dla Różnych Klientów
Nowe firmy czasami oferują te same warunki płatności wszystkim klientom, bez uwzględnienia ich indywidualnej sytuacji finansowej.
Jak tego uniknąć:
Segmentuj klientów: Oceń klientów pod kątem ich wiarygodności kredytowej i dopasuj warunki płatności do każdego z segmentów.
Personalizuj oferty: Bądź elastyczny i dostosowuj warunki płatności do specyficznych potrzeb i ryzyka związanego z każdym klientem.
12. Brak Regularnej Oceny Polityki Kredytowej
Wielu przedsiębiorców nie dokonuje regularnej oceny swojej polityki kredytowej, co może prowadzić do jej dezaktualizacji i zwiększenia ryzyka niewypłacalności klientów.
Jak tego uniknąć:
Regularnie analizuj politykę: Dokonuj regularnych przeglądów i aktualizacji polityki kredytowej, aby dostosować ją do zmieniających się warunków rynkowych i potrzeb firmy.
Monitoruj wyniki: Analizuj wyniki finansowe związane z udzielaniem odroczonych terminów płatności i wprowadzaj niezbędne zmiany.
Podsumowanie
Udzielanie odroczonych terminów płatności to złożony proces, który wymaga starannego planowania i zarządzania. Nowo założone firmy muszą być szczególnie ostrożne, aby uniknąć błędów, które mogą negatywnie wpłynąć na ich płynność finansową i długoterminową stabilność. Przestrzeganie powyższych zasad i unikanie najczęstszych błędów pozwoli przedsiębiorcom na bezpieczne i efektywne zarządzanie kredytem handlowym, co w rezultacie przyczyni się do sukcesu ich działalności. Jeśli chciałbyś skonsultowac najlepsze praktyki zarządzania płynnością, to zachęcam do podjęcia 30 minutowej konsultacji - https://calendly.com/tomasz-dziobiak/30min
